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Bitácora de un E3: Cerrando citas y preparando la agenda

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21.05.2012Artículo

En el primer capítulo de la bitácora os comentaba como era el proceso para obtener la acreditación para la feria y algunas de las curiosidades que te facilita la feria, algo que te lleva a darte cuenta la relevancia del evento. En esa ocasión terminé comentando que me encontraba cerrando citas para visitar los stands de las compañías y ver las novedades que van a traer a la feria y aunque aún seguimos en medio de este proceso de cuadrar agendas, hoy os vengo a explicaros un poco como funciona esto.

Antes de entrar en materia permitidme contaros cómo funciona la relación de los medios con las compañías o, al menos, como funciona en mi caso. Las distintas compañías poseen, de forma propia o vía un contrato con una empresa especializada (y a veces ambas cosas), un departamento de relaciones públicas que gestionan las notas de prensa que se emiten con noticias de la empresa, las invitaciones a eventos y los kits/juegos que se mandan a la prensa (que conste que de estos aun no he recibido nunca). Los que seáis oyentes de podcasts de videojuegos quizás os suenen muchos de ellos, son los famosos PR a los que se entrevista.

Volviendo al tema E3, las compañías más tempraneras en empezar a gestionar toda esta logística a nivel de prensa invitada vinculada al evento son las grandes compañías que realizan conferencias de prensa ajenas a la propia feria. Esto supongo que se debe a la complejidad de manejar un evento de esta envergadura, teniendo en cuenta que el aforo es limitado y asiste prensa de todo el mundo. En general, lo primero que se recibe es un correo electrónico de un PR de la compañía preguntando si vas a asistir y algunos datos de contacto y al cabo de un tiempo, si lo estiman oportuno, te hacen llegar una invitación para registrarte para la conferencia.

El sistema para cerrar citas en los stands de la feria es tan diverso como el número de compañías. La gran mayoría te hacen llegar un correo con los horarios que tienen disponibles para hacer las visitas guiadas y los medios se van apuntando hasta acabar con las plazas disponibles siguiendo la filosofía del primero que llega es el primero que se apunta. Otras compañías prefieren cerrar estas citas por teléfono, según me comentan porqué estas suelen funcionar con un calendario común para todas las divisiones locales y, por lo tanto, se van llenando constantemente dificultando hacerlo por mail. Finalmente, también hay quien lo hace vía registro online.

Como podéis imaginaros, ser un blog pequeño como este tiene sus hándicap y es que no eres prioritario para muchas compañías. Esto afecta la cantidad de invitaciones que uno va recibiendo y, a día de hoy, es muy probable que haya conferencias a las que no podamos asistir y estamos aun a la expectativa de cerrar algunas citas más para el evento.

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